Elke kmo is de voorbije jaren wel een beetje een softwarebedrijf geworden. Eentje met tools voor sales, tools voor planning, tools voor support, communicatie, marketing en administratie.
En hoewel al die platformen je eigenlijk tijd moeten besparen, ontstaat er vaak net het omgekeerde effect: een wirwar aan tools, gebruikersaccounts en losstaande systemen die niet met elkaar praten.
In deze blog kijken we naar die paradox: hoe komt het dat digitalisering soms zorgt voor meer werk in plaats van minder? En vooral, wat kan je eraan doen?
Te veel digitale hulp, te weinig overzicht
De afgelopen vijf jaar is het aantal SaaS-tools voor bedrijven geëxplodeerd. Er is een platform voor elke taak, elk proces, elk team. Je start misschien met één CRM en plots gebruik je:
- Slack of Teams voor communicatie
- Trello, Asana of Monday.com voor planning
- Google Drive of SharePoint voor documenten
- Mailchimp of HubSpot voor marketing
- En dan nog eens aparte tools voor facturatie, HR en ticketing
Wat vaak goed bedoeld start, groeit al snel uit tot een versnipperde verzameling tools die niet geïntegreerd zijn. Iedereen werkt in zijn eigen systeem, maar niemand heeft nog het totaalbeeld.
Te veel softwaregebruik kan leiden tot lagere productiviteit, meer fouten en zelfs frustratie bij medewerkers.
Versnippering leidt tot tijdverlies (en frustratie)
Bij veel Vlaamse kmo’s gaat vandaag veel tijd verloren door:
- Dubbele invoer van gegevens
- Gegevens die niet synchroon staan tussen systemen
- Onvindbare informatie verspreid over meerdere tools
- Gebrek aan rapportage of totaaloverzicht
- Medewerkers die “hun eigen manier” gebruiken en het overzicht verliezen
En ironisch genoeg wordt dit vaak opgelost door… nog een extra tool toe te voegen. Dat lijkt snel en goedkoop, maar op lange termijn stapel je complexiteit op.
Digitalisering zonder integratie is als een archiefkast met lades die allemaal op slot zitten. Je hebt alles, maar je raakt er niet snel aan.
Waarom eenvoud en integratie wel slim zijn
De echte winst van digitalisering zit niet in het aantal tools, maar in hoe goed ze samenwerken. Je moet als kmo niet alles kunnen, maar wel zorgen dat je technologie jouw werking ondersteunt. Zn niet omgekeerd.
Een geïntegreerde aanpak zorgt ervoor dat:
✅ Gegevens maar op één plaats ingevoerd moeten worden
✅ Teams samenwerken vanuit één platform (of gekoppelde systemen)
✅ Je heldere rapportages krijgt zonder manueel werk
✅ De onboarding van nieuwe medewerkers eenvoudiger wordt
✅ Je beter kunt schalen zonder telkens opnieuw te beginnen
Het gaat dus niet over ‘meer tools’, maar over slimmer combineren en vereenvoudigen.
Hoe weet je of je tech stack te zwaar is geworden?
Een paar signalen:
- Je gebruikt meer dan 5 verschillende tools die op elkaar lijken
- Je team stelt vaker de vraag: “Waar stond dat document weer?”
- Je hebt moeite om één dashboard te maken met correcte cijfers
- Je hebt het gevoel dat je IT complexer wordt in plaats van eenvoudiger
- Je betaalt maandelijks voor tools die maar door één iemand gebruikt worden
Als je hierin iets herkent, dan is het misschien tijd voor een software-audit.
Wat kan je doen als zaakvoerder?
Je hoeft niet meteen alles op te zeggen of te vervangen. Vaak begint het met één simpele stap: breng in kaart wat je vandaag gebruikt, wie het gebruikt en of het écht nodig is.
En kijk dan naar mogelijkheden om te centraliseren of koppelen. CRM-systemen zoals Salesforce, monday.com of tools zoals SharePoint maken het mogelijk om meerdere processen onder één dak te brengen.
Wil je niet zelf zoeken? Dan kan je je tech stack laten analyseren door een externe partner die kijkt naar gebruik, koppelingen en optimalisatie.
Conclusie: minder tools, meer grip
Digitalisering is geen sprint maar een groeiproces. En groei gaat beter als je geen ballast meedraagt. Kmo’s hoeven niet de nieuwste, duurste of hipste tools te gebruiken. Maar wel de juiste combinatie die eenvoudig werkt, integreert met wat er al is, en je team ondersteunt.
Te veel losse tools? Ittes helpt je om alles terug op één lijn te krijgen. Met slimme koppelingen tussen IT, CRM, AI en documentbeheer zorgen we voor minder complexiteit en meer overzicht.
Wil je weten of je huidige tools wel doen wat je verwacht?
Contacteer ons. We bekijken samen of je tijd kunt winnen met minder software, niet meer.
