In de grafische sector volgen deadlines elkaar snel op en is foutloze communicatie onmisbaar. Voor BESTinGraphics, een creatieve kmo gespecialiseerd in drukwerk, was het belangrijk om hun sterke klantenservice te ondersteunen met een oplossing die meer overzicht bracht en samenwerking binnen het team vereenvoudigde.
Samen met Ittes gingen ze op zoek naar een digitale tool die hun werking kon structureren en optimaliseren. Het resultaat: een succesvolle implementatie van monday.com die de interne processen stroomlijnt, de continuïteit verzekert en klanten een nog betere service biedt.
Uitdaging
BESTinGraphics begeleidt klanten van idee tot afgewerkt drukwerk. Hun rol als schakel tussen klant en drukkerij vraagt sterke coördinatie en een vlekkeloze opvolging.
Hoewel klanten altijd correct geholpen werden en mails beantwoord werden, verliep de interne opvolging via losse tools zoals Excel en Outlook niet altijd even efficiënt. Bij afwezigheden moest er vaak extra tijd besteed worden om het overzicht over lopende opdrachten te herstellen.
Ook het manueel opvolgen van bestanden, mails en leveringen vroeg veel inspanning, waardoor er minder ruimte was voor creatief en klantgericht werk. Door deze processen te stroomlijnen wilde het bedrijf vooral hun bestaande sterkte klantenservice nog verder versterken.
Oplossing door Ittes
Ittes startte met een digitale audit om alle processen en pijnpunten scherp in beeld te krijgen. Vanuit die analyse werd monday.com gekozen als centrale oplossing voor projectbeheer en communicatie.
De implementatie omvatte:
- Workflows op maat: aangepaste boards die de bestaande processen weerspiegelden.
- Visuele planning: via tijdlijnen en Gantt-diagrammen kan het team deadlines beter bewaken.
- Training en begeleiding: medewerkers kregen praktische uitleg en voorbeelden, zodat het volledige team vanaf dag één mee was.
Ittes zorgde er bovendien voor dat monday.com volledig afgestemd werd op de realiteit van BESTinGraphics: flexibel genoeg voor creatieve maatwerkprojecten, maar ook sterk in het opvolgen van standaarddrukwerk en offertes.
Dankzij de tussenkomst van de KMO-portefeuille kon dit traject bovendien deels gesubsidieerd worden, waardoor de investering voor Best in Graphics betaalbaarder werd.
Resultaten en impact
De implementatie van monday.com had snel merkbare effecten:
- Efficiëntieboost: het team werkt nu met één centrale tool in plaats van versnipperde mails en Excel-bestanden. Dubbel werk en zoektochten zijn verdwenen.
- Continuïteit: projecten zijn altijd op te volgen door meerdere collega’s, ook wanneer iemand afwezig is.
- Snellere klantopvolging: vragen en opdrachten worden sneller behandeld dankzij meer transparantie en overzicht.
- Betere samenwerking: iedereen heeft realtime zicht op de status van taken en deadlines, wat misverstanden vermindert.
- Tevreden klanten: klanten ervaren een vlottere opvolging en meer zekerheid rond hun bestellingen.
Didier Beyens van BESTinGraphics verwoordt het zo:
“Dankzij monday.com hebben we een systeem dat iedereen gebruikt en begrijpt. Waar vroeger veel tijd verloren ging aan opvolging, hebben we nu overzicht en continuïteit. Dat maakt ons team sterker en onze klantenservice betrouwbaarder.“
Toekomstvisie
De digitale audit bracht ook kansen voor verdere digitalisering aan het licht.
BESTinGraphics bekijkt op termijn uitbreidingen met bijvoorbeeld een WhatsApp-integratie om klanten rechtstreeks opdrachten en statusvragen te laten doorgeven. Ook een koppeling met Aftership kan interessant zijn om leveringen automatisch op te volgen en te rapporteren. Daarnaast wordt er gekeken naar de inzet van AI, bijvoorbeeld om bestanden automatisch te controleren of rapporten te genereren binnen monday.com.
Op die manier bouwt het bedrijf voort op de efficiëntie die nu is bereikt, en zet het tegelijk een stap richting een bredere digitale strategie die meegroeit met hun ambities.
