Vanaf 1 januari 2026 worden gestructureerde elektronische facturen de norm voor B2B in België. Pdf’s en papieren facturen tellen dan niet meer mee. Facturen moeten rechtstreeks tussen de softwaresystemen van onderneming tot onderneming worden uitgewisseld via het Peppol-netwerk, in het Europese EN16931-formaat (Peppol BIS 3.0).
Veel kmo’s vragen zich af: wat verandert er precies, wat heb ik nodig en hoe begin ik hier realistisch aan? In deze blog krijg je klare taal en een haalbaar stappenplan.
Wat verandert er precies in 2026
- Verplichting voor B2B: alle btw-plichtige ondernemingen moeten gestructureerde e-facturen uitwisselen bij B2B. Pdf-facturen via e-mail volstaan niet meer.
- Uitwisseling via Peppol: facturen lopen systeem naar systeem over het Peppol-netwerk. Dat netwerk werkt als een “digitale post” die je factuur veilig en in het juiste formaat bezorgt.
- Formaat en norm: het vereiste formaat is EN16931, in de praktijk Peppol BIS UBL. Dit zorgt voor dezelfde datavelden en minder interpretatieproblemen.
- Ook als je B2C verkoopt: verkoop je vooral aan particulieren, dan geldt de B2B-verplichting niet voor je uitgaande facturen, maar je moet wél e-facturen kunnen ontvangen van je leveranciers. Je systemen moeten dus klaar staan tegen januari 2026.
Kijk vooruit: de FOD Financien werkt na 2026 verder aan digitale rapportering. Er is recent nog richtlijninfo en gidsing gepubliceerd, en er wordt tegen 2028 bijkomende rapportering voorzien. Dat verandert niets aan de verplichting van 2026, maar toont dat de trein blijft rijden.
Wat betekent Peppol in de praktijk
Peppol is geen softwarepakket. Het is een open netwerk met afspraken over formaat en uitwisseling. Jij en je klant zijn aangesloten via een Access Point. Je hoeft niet te weten bij welk Access Point je klant zit: het netwerk routeert automatisch. Dat maakt uitwisseling betrouwbaar en schaalbaar, ook met nieuwe partners.
Wat heb je minimaal nodig?
Software die EN16931/Peppol BIS ondersteunt
Je boekhoud of ERP moet e-facturen kunnen aanmaken, verzenden en ontvangen in het juiste formaat. Vraag je leverancier expliciet naar EN16931 en Peppol BIS 3.0.
Aansluiting op een Peppol Access Point
Dit is vaak ingebouwd in je software of via een integratie met een erkende dienstverlener. Controleer of verzenden en ontvangen beide geactiveerd zijn.
Duidelijke processen
Zorg dat je verkoop en aankoopflow aangepast zijn: klantdata met btw-nummer, correcte adressering, referenties, en een ontvangst en goedkeuringsflow aan de inkoopzijde conform de wet.
Veelgemaakte valkuilen
- Te laat starten: dataopschoning en testuitwisseling vragen tijd. Begin tijdig, zodat je fouten eruit haalt voor 1 januari 2026.
- Alleen “verzenden” activeren: je moet ook kunnen ontvangen. Dat vergeten bedrijven die vooral B2C werken, maar het is verplicht.
- Onvolledige stamdata: zonder juist btw-nummer, adres of referenties mislukken zendingen of worden ze afgekeurd. Dat leidt tot vertraging en cashflowproblemen.
Een haalbaar stappenplan
Stap 1: check je huidige software
Kan je pakket Peppol BIS 3.0 aanmaken, verzenden en ontvangen? Is er een ingebouwde koppeling met een Access Point of moet je die activeren via een partner?
Stap 2: maak je stamdata proper
Controleer btw-nummers, adressen en betaalgegevens. Leg interne regels vast: wie controleert inkomende e-facturen, hoe snel keur je goed, hoe boek je automatisch in.
Stap 3: test met enkele klanten en leveranciers
Start met een klein segment, voer end-to-end tests uit, en bouw op. Zo vang je kinderziektes op voor je hele volume schakelt.
Stap 4: leg archivering en audittrail vast
Bepaal hoe je e-facturen bewaart en terugvindt. Denk aan bewaartermijn, integriteit en leesbaarheid voor controles. (De EN16931-structuur helpt net hierbij.)
Stap 5: voorzie opleiding en een fallbackprocedure
Zorg dat je team weet wat te doen bij afkeuring of foute data. Documenteer een eenvoudige herstelstap.
Wat levert het op
- Minder fouten en sneller boeken dankzij gestructureerde data en automatische verwerking.
- Snellere doorlooptijd en betere cashflow omdat facturen meteen toekomen, beter matchen en vlotter goedgekeurd worden.
- Sterkere compliance nu de overheid versneld digitaliseert en controles verder moderniseert.
Hoe Ittes jou helpt
Bij Ittes koppelen we e-facturatie aan je dagelijkse werking. We ondersteunen je bij de keuze of update van je software, de aansluiting op Peppol en de datamapping. Werk je met Salesforce voor sales of facturatie, dan helpen we je de Peppol-stroom in te passen in je pipeline en goedkeuringsflows. Het doel is eenvoudig: minder manueel werk, minder fouten en sneller betaald worden.
Wil je dit concreet maken voor jouw kmo? We bekijken graag je huidige situatie en zetten samen de stap naar e-facturatie die werkt.
